Смена ответственного за пожарную безопасность: как передать документы
Содержание
Смена ответственного за пожарную безопасность — это не только новый приказ и передача папки. Новому сотруднику нужно понять границы своей роли, состояние документов, последние записи в журналах, состав систем и перечень незавершённых действий.
Универсальной формы акта для любого объекта здесь не предлагается. Рабочий результат — проверяемая опись: что передано, к какому объекту относится, насколько актуально и какие пробелы требуют решения.
Сначала проверьте роль и границы назначения
Лицо, ответственное за эксплуатацию здания или сооружения, назначает ответственного за обеспечение пожарной безопасности этого здания или сооружения с учётом применимых квалификационных требований и профессиональных стандартов при их наличии.
До передачи документов зафиксируйте:
- организацию и объект;
- здания, сооружения или помещения в границах роли;
- должность нового ответственного;
- дату начала выполнения функций;
- полномочия и доступ к документам;
- применимые квалификационные требования;
- задачи, которые остаются у руководителя, собственника или других подразделений.
Ответственность за нарушения может относиться к собственникам, законным владельцам, руководителям, назначенным ответственным и должностным лицам в пределах их компетенции. Подпись в акте передачи не переносит автоматически на одного человека все обязанности участников.
Составьте две описи
Удобно разделить передачу на:
- опись полученных материалов — документы, журналы, электронные файлы, ключи доступа;
- реестр состояния — актуальность, последние записи, расхождения, незавершённые действия и ответственные.
Для каждой позиции укажите название, объект, период, формат хранения и состояние. Формулировка «папка по пожарной безопасности» не показывает, что именно внутри и к какой версии объекта относится.
Передайте инструкции и объектовые документы
Для каждого здания, сооружения или допустимой группы однотипных объектов по одному адресу руководитель утверждает инструкцию о мерах пожарной безопасности. Она учитывает конкретные помещения, процессы, оборудование, хранение и действия людей.
При передаче проверьте:
- к какому зданию или группе относится инструкция;
- кем и когда она утверждена;
- совпадает ли с текущей планировкой и процессами;
- отражены ли изменения оборудования и хранения;
- связана ли с фактическим распределением действий;
- есть ли рабочая и устаревшие версии.
Старую версию не следует молча удалять или выдавать за действующую. В описи лучше отдельно отметить её статус.
Передайте программы и журнал инструктажей
Людей допускают к работе после обучения мерам пожарной безопасности. Противопожарный инструктаж проводят по утверждённым программам, а удовлетворительный результат проверки знаний и умений фиксируют в журнале; журнал может вестись электронно.
Новый ответственный должен получить или проверить:
- действующие программы;
- документ об их утверждении;
- журнал и последнюю заполненную запись;
- сведения об инструктирующих и подтверждающих документах;
- перечень работников и подразделений, охваченных программами;
- известные пропуски и запланированные инструктажи;
- порядок доступа к электронной системе, если журнал ведётся в ней.
Не переносите запись в новый журнал только ради смены ответственного. Сначала сохраните непрерывность и проверяемость истории.
Передайте документацию на системы
На объекте ведут журнал эксплуатации систем противопожарной защиты. Его форму определяет руководитель, допускается электронное ведение. На объекте также хранят техническую документацию на системы и результаты пусконаладочных испытаний, а сведения о работах вносят в журнал.
Для каждой фактически установленной системы составьте строку:
| Что передать | Что проверить |
|---|---|
| Проектная и техническая документация | относится ли к текущему объекту и конфигурации |
| Результаты пусконаладочных испытаний | можно ли связать с конкретной системой |
| Журнал эксплуатации | дата и содержание последних записей |
| Документы о выполненных работах | отражены ли работы в журнале |
| Перечень известных неисправностей | указаны ли состояние и следующее действие |
| Контакты исполнителей | относятся ли к действующим договорам |
Состав документов зависит от имеющихся систем и выполненных работ, поэтому закрытый список для всех объектов не устанавливается.
Не потеряйте учёт огнетушителей
Наличие огнетушителей, периодичность осмотра и сроки перезарядки учитывают в журнале эксплуатации систем противопожарной защиты. Сроки перезарядки, освидетельствования и замены сверяют с паспортами изделий.
При смене ответственного сопоставьте журнал с фактическими огнетушителями:
- маркировка и место размещения;
- паспорт или доступные сведения об изделии;
- последняя запись осмотра;
- срок следующего действия;
- документы о выполненном обслуживании;
- расхождения между объектом и журналом.
Отдельный перечень расхождений полезнее, чем перенос неподтверждённых данных в новую таблицу.
Зафиксируйте незавершённые действия
В акте или реестре состояния разделите:
- выполнено и подтверждено документом;
- выполняется с указанным ответственным;
- запланировано, но не начато;
- требует исходных данных;
- требует решения руководителя;
- требует привлечения профильного специалиста.
Для каждой задачи укажите объект, основание внутри документации, текущий статус и следующий шаг. Не обещайте новому ответственному, что отсутствие записи означает отсутствие проблемы.
Проверьте доступ и хранение
Документы могут находиться в бумажных папках, общей сетевой папке, электронной системе журналов и у подрядчиков. До завершения передачи проверьте:
- что новый ответственный действительно получил доступ;
- что понятна структура хранения;
- что отделены действующие и архивные версии;
- что резервные копии электронных материалов доступны по правилам организации;
- что оригиналы и копии не перепутаны;
- что внешние исполнители не остаются единственным местом хранения объектовых документов.
Итоговый маршрут передачи
- Уточнить роль, объект и дату начала функций.
- Проверить приказ и применимые требования к назначению.
- Составить опись документов и отдельный реестр состояния.
- Передать инструкции, программы и журнал инструктажей.
- Передать документы на системы и журнал эксплуатации.
- Сопоставить учёт огнетушителей с объектом.
- Зафиксировать пробелы, незавершённые действия и доступы.
- Передать руководителю вопросы, которые нельзя решить в рамках полномочий ответственного.
Помощь с документацией
Наша компания разрабатывает инструкции, приказы, журналы и другие документы по пожарной безопасности после анализа объекта и исходных данных. Услуга не переносит функции руководителя или назначенного ответственного и не гарантирует отсутствие замечаний.
Документация по пожарной безопасности · Приказ о назначении ответственного · Журналы пожарной безопасности · Контакты
Нужна помощь?
Закажите Документация по пожарной безопасности в Екатеринбурге — работаем по Екатеринбургу и Свердловской области.
Подробнее об услуге