Документы по пожарной безопасности при аренде: собственник и арендатор

При аренде помещения нельзя надёжно распределить документы одной фразой «за пожарную безопасность отвечает арендатор». Закон относит к потенциально ответственным собственника, пользователя имущества, руководителей, назначенных ответственных и должностных лиц — каждого в пределах его роли и компетенции. Поэтому рабочая схема начинается не со скачивания шаблонов, а с карты зон контроля.

Почему одного договора недостаточно

Договор помогает зафиксировать, кто обслуживает общие системы здания, кто контролирует помещение и кто передаёт документы. Но он не превращает все обязанности в обязанность только одной стороны. Для каждого вопроса нужно сопоставить четыре вещи:

• кому принадлежит оборудование или часть здания;
• кто фактически управляет этой зоной;
• чья деятельность создаёт процессы и пожарную нагрузку;
• кто может организовать проверку, устранение замечания и хранение подтверждений.

Такой разбор особенно важен в торговых центрах, офисных зданиях и производственных комплексах, где общие системы принадлежат собственнику, а режим внутри арендуемого блока зависит от арендатора.

Документы уровня здания

К объектовым документам относятся сведения об эксплуатируемых системах противопожарной защиты, техническая документация на них, результаты пусконаладочных испытаний и записи о проводимых работах. В журнале эксплуатации СПЗ учитывают применимые объекту события, а для огнетушителей — наличие, периодичность осмотра и сроки перезарядки.

Если общие пожарная сигнализация, СОУЭ, водоснабжение или иное оборудование обслуживаются на уровне здания, собственник или управляющая сторона обычно хранит основной комплект и подтверждения работ. Арендатору полезно получить не всю архивную папку, а понятный доступ к документам, которые подтверждают состояние защиты его помещений и порядок взаимодействия при неисправности.

Документы деятельности арендатора

Инструкция о мерах пожарной безопасности составляется с учётом конкретных помещений, процессов, оборудования и действий людей. Если арендатор является работодателем и ведёт собственную деятельность, его организационные документы должны отражать именно эту деятельность, а не только правила владельца здания.

Практически в этот блок могут входить:

• инструкция для используемых помещений и процессов;
• внутренние приказы и распределение действий работников;
• подтверждения обучения и инструктажей, применимые к организации;
• порядок осмотра своих зон, эвакуационных путей и переданного оборудования;
• записи об устранении замечаний, относящихся к деятельности арендатора.

Это не универсальный закрытый перечень. Состав уточняют по назначению помещения, персоналу, оборудованию и фактическому разделению обязанностей.

Кто назначает ответственного

Лицо, ответственное за эксплуатацию здания или сооружения, назначает лицо, ответственное за обеспечение его пожарной безопасности, с учётом применимых квалификационных требований. Из этого нельзя делать вывод, что любой арендатор автоматически становится ответственным за всё здание. Одновременно руководитель организации отвечает за организацию мер в пределах своей деятельности.

В документах лучше разделять роли по понятным объектам контроля: общие системы и территория, помещения арендатора, действия персонала, приём заявок о неисправностях и организация устранения.

Что закрепить при передаче помещения

До начала работы полезно составить матрицу, в которой для каждого блока указаны владелец документа, исполнитель действия, место хранения и канал передачи информации. Отдельный акт или приложение к договору может фиксировать:

• состав переданных документов и доступ к ним;
• перечень оборудования в арендуемой зоне;
• границы обслуживания общих и локальных систем;
• порядок сообщения о неисправностях;
• сроки и способ передачи актов после работ;
• доступ представителей собственника и подрядчиков в помещение.

Такая матрица не заменяет нормативную проверку, зато устраняет типичную ситуацию, когда каждая сторона считает, что журнал, акт или заявка находятся у другой.

Декларация пожарной безопасности — отдельный вопрос

Необходимость декларации и лицо, которое её представляет, определяются не общей фразой договора, а видом объекта, правом на него и правилами конкретной процедуры. Этот вопрос подробно разобран в статье о декларации пожарной безопасности для арендатора.

Частые разрывы между сторонами

• инструкция арендатора не учитывает реальную планировку и процессы;
• собственник хранит акты по общим системам, но не передаёт арендатору сведения о работах в его зоне;
• огнетушители числятся в одном документе, а их фактическое размещение изменилось;
• договор называет ответственную сторону, но не описывает порядок заявки и устранения;
• обе стороны используют одинаковый типовой комплект, который не соответствует объекту.

Полезная отправная точка для проверки состава — статья «Документы по пожарной безопасности в организации».

Чем можем помочь

Наша компания разрабатывает инструкции, приказы и журналы по пожарной безопасности. При работе с арендованным объектом мы сначала разделяем зоны собственника и арендатора, затем собираем комплект под фактические помещения и процессы.

Подробнее — на странице разработки документации или в контактах.